Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

AVG-richtlijnen binnen het ACIC

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer.

De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

Binnen het ACIC worden de AVG-richtlijnen nageleefd. Er zijn intern afspraken gemaakt hoe het ACIC omgaat met de AVG-richtlijnen en welke afspraken, volgens de richtlijnen, het ACIC zelf in het beleid opgenomen heeft.

Digitale communicatie

Voor onderlinge communicatie binnen het ACIC mag de voornaam en de achternaam van het kind/de jongere gebruikt blijven worden. Dit mag alleen als er gebruik gemaakt wordt van de ACIC mail. Deze is namelijk beveiligd. Als begeleiders onderling communiceren via WhatsApp over een kind/jongere wordt de eerste letter van de voornaam en de eerste twee letters van de achternaam gebruikt om aan te duiden over wie het gaat. Er wordt aangeraden om de inhoud van de chats op Whatsapp zo nu en dan te wissen.
Voor externe communicatie met derden worden er initialen van het kind/de jongere gebruikt. De volledige naam wordt niet uitgeschreven. Als er extern gecommuniceerd wordt via WhatsApp wordt alleen de eerste letter van de voornaam van het kind/de jongere gebruikt. In Mextra worden er geen namen van andere kinderen/jongeren genoemd in de rapportages. Hiervoor wordt de term ‘klasgenoot’ gebruikt.
Documenten of mails die vertrouwelijke/persoonlijke informatie bevatten worden beveiligd verstuurd. Er wordt hiervoor gebruik gemaakt van de Protonmail met wachtwoord. Het document is dan omgezet als PDF en kan dan niet bewerkt worden. Er wordt een aparte mail naar de betrokkenen gestuurd met een wachtwoord hint.
Als een begeleider via een open communicatiemiddel contact wil houden met een kind/jongere wordt dit in eerste instantie met de mentor binnen het ACIC besproken. Daarna wordt er toestemming aan de ouders/verzorgers van het kind/de jongere gevraagd. Dit wordt alleen ingezet indien dit een meerwaarde heeft voor de begeleiding. Mentoren houden dit in de gaten. Wanneer het kind/de jongere of de begeleider weg gaat van het ACIC, wordt het communicatiemiddel (skype, nummer, etc.) verwijderd. Stagiaires mogen geen contact onderhouden met kinderen/jongeren via een open communicatiemiddel.

Informatieverwerking

Alle computers/telefoons/iPads etc. waarop gegevens ingekeken kunnen worden van kinderen/jongeren (vertrouwelijke mails, Sharepoint, Mextra etc.) moeten voorzien zijn van een wachtwoord en/of pincode. Dit wachtwoord verandert elk half jaar zodat bijvoorbeeld stagiaires die hun stage afgerond hebben, niet meer bij de vertrouwelijke gegevens kunnen. De kwaliteitsfunctionarissen controleren elk halfjaar of het wijzigen van de wachtwoorden uitgevoerd is. Dit is opgenomen in de planning die in het kwaliteitsregister verwerkt staat.

Alle dossiers/documenten met betrekking tot de begeleiding van kinderen/jongeren worden in een afgesloten kast met een slot bewaard. In een sleutelkastje met code worden de sleutels bewaard van de dossierkasten etc.

De code van het sleutelkastje wordt veranderd als een kind/jongere de code weet. Dit wordt direct binnen het team gecommuniceerd wanneer een medewerker daarachter komt.

Ook wordt de code uit voorzorg om de drie maanden veranderd, indien nodig vaker. De code wordt in de ACIC Whatsapp groep beschrijving gezet zodat deze niet onthouden hoeft te worden.

De privacy van de medewerkers van het ACIC moet ook gewaarborgd blijven. Documenten van medewerkers zijn afgeschermd voor iedereen.
Alle begeleiders en externen die kinderen/jongeren van het ACIC begeleiden tekenen een geheimhoudingsverklaring. Er ligt er standaard een bij de administratie.  
Als begeleiders notuleren in een notitieblok, is het van belang dat er geen namen van de kinderen/jongeren opgeschreven worden maar dat de eerste letter van de voornaam gebruikt wordt. De aantekeningen worden vernietigd als die niet meer nodig zijn.

Beeld- en geluidsmateriaal

Er mogen geen foto’s en video’s van de kinderen/jongeren gemaakt worden, ook niet met toestemming van de ouders/verzorgers of het kind/de jongere zelf. Dit heeft het ACIC als team besloten. Kinderen en jongeren mogen ook zelf geen foto’s en video’s van begeleiders of andere kinderen of jongeren maken en/of publiceren. 
Het is wel toegestaan om een geluidsopname te maken waarbij er een andere naam voor het kind/de jongere gebruikt wordt en waarbij de stem van het kind/de jongere vervormd wordt. Geluidsopnames worden vaak vanuit de opleidingen van de stagiaires gevraagd. Dit is altijd eerst in overleg met de stagebegeleider. Indien de stagebegeleider akkoord gaat met het plan wordt er een document opgesteld waar zwart op wit, met handtekening van de ouder(s)/verzorger(s) en eventueel van het kind/de jongere zelf, staat dat zij akkoord zijn met het maken van een geluidsopname. Op dit document wordt ook uitleg gegeven over hoe er omgegaan wordt met deze gegevens en dat de stem vervormd wordt etc.